「ChatGPTを仕事に使えると聞いたけれど、何を頼めばいいの？」
そんなふうに感じていませんか？
ChatGPTは、メールの下書き、文章の要約、アイデア出し、予定の整理など、仕事のさまざまな場面で活用できます。
難しい設定や専門知識は必要ありません。
普段、自分で時間をかけている作業を少し手伝ってもらうだけでも、仕事の負担を減らせます。
ただし、ChatGPTに仕事を丸ごと任せるのではなく、下書きや整理を助けてもらい、最後は自分で確認することが大切です。
この記事では、ChatGPTで仕事を効率化する使い方を、初心者向けに10個紹介します。
ChatGPTは仕事の何を手伝ってくれる？
ChatGPTは、文章を作ったり、情報を整理したり、考えを広げたりする作業が得意です。
たとえば、次のような場面で使えます。
・メールの下書きを作る
・長い文章を要約する
・会議の内容を整理する
・アイデアを出す
・文章を読みやすく直す
・予定や作業の順番を考える
・資料の構成を作る
・表やデータの見方を整理する
・質問事項をまとめる
・作業の抜け漏れを確認する
ChatGPTは、仕事を代わりに完成させる人というより、最初のたたき台を作る補助役として使うと便利です。
ChatGPTで仕事を効率化する使い方10選
ここからは、初心者でも試しやすい活用方法を紹介します。
1．メールの下書きを作る
仕事で意外と時間がかかるのが、メールの文章を考える作業です。
ChatGPTに、相手、目的、雰囲気を伝えると、下書きを作ってもらえます。
質問例
「取引先へ、打ち合わせの日程変更をお願いするメールを作ってください。丁寧な文章で、急なお願いへのおわびも入れてください」
作られた文章が堅すぎる場合は、
「もう少し自然な表現にしてください」
と追加で頼めます。
送信前には、宛名、日時、数字、敬語などを自分で確認しましょう。
2．長い文章を要約する
長い資料やメールを読む時間を減らしたいときは、要約を頼めます。
質問例
「次の文章を、重要なポイント3つに分けて要約してください」
「上司へ1分で説明できるように、100文字程度でまとめてください」
「決定事項と確認事項を分けてください」
目的に合わせて、長さや形式を指定すると使いやすくなります。
PDFや文書など、対応しているファイルをアップロードして内容を整理できる場合もあります。ChatGPTでは、PDF、文書、プレゼンテーション、表計算ファイルなど、一般的な形式のファイルを扱えます。oai_citation:0‡OpenAI Help Center
3．文章を読みやすく直す
自分で書いた文章が分かりにくいと感じたときも、ChatGPTを使えます。
質問例
「次の文章を、意味を変えずに読みやすく直してください」
「専門用語を減らして、初心者にも分かる文章にしてください」
「文章が堅いので、社内向けの自然な表現にしてください」
ただし、会社独自の言葉や業界用語まで勝手に変えられる場合があります。
修正後の文章は、元の意味が変わっていないか確認しましょう。
4．会議の内容を整理する
会議中に取ったメモがバラバラでも、ChatGPTへ入力すると整理できます。
質問例
「次の会議メモを、決定事項、未決事項、担当者、期限に分けて整理してください」
「この内容から、次回までの作業一覧を作ってください」
「欠けている確認事項があれば教えてください」
会議メモに名前や社外秘の内容が含まれる場合は、そのまま入力しないよう注意が必要です。
Aさん、取引先、商品Aなどへ置き換えてから使いましょう。
5．アイデアを出してもらう
企画や改善案を考えるとき、最初の案が出ないことがあります。
そんなときは、ChatGPTに複数の候補を作ってもらえます。
質問例
「社内のペーパーレス化を進めるアイデアを10個出してください」
「新人向け研修を分かりやすくする方法を5つ考えてください」
「費用をかけずに、問い合わせ対応を効率化する案を考えてください」
最初から正解を求めるのではなく、考える材料を増やす目的で使うのがおすすめです。
6．資料の構成を作る
資料作りは、本文を書く前の構成で迷いやすいものです。
ChatGPTには、資料の見出しや流れを作ってもらえます。
質問例
「上司へ新しい業務改善案を説明する資料の構成を作ってください。5枚程度を想定してください」
「初心者向けの研修資料として、分かりやすい順番に並べてください」
「最初に結論、そのあと理由、具体例、今後の進め方の順番にしてください」
先に構成を作ると、何を書けばよいか整理しやすくなります。
7．予定や作業の順番を整理する
やることが多いときは、優先順位を一緒に整理してもらえます。
質問例
「今日中に次の5つの仕事を終わらせたいです。重要度と所要時間を考えて、順番を提案してください」
「午前中に集中力が必要な作業を入れ、午後に単純作業を回す予定を作ってください」
「締切、重要度、他の人への影響で分類してください」
自分では全部急ぎに見えていても、整理してもらうと優先順位が見えやすくなります。
8．チェックリストを作る
作業の抜け漏れを防ぐために、チェックリストを作ってもらえます。
質問例
「社外へ資料を送る前の確認項目をチェックリストにしてください」
「イベント当日までに必要な準備を、1週間前、前日、当日に分けてください」
「新しい担当者へ引き継ぐ内容を一覧にしてください」
自分の業務内容を加えて、実際の作業に合うよう修正しましょう。
9．表やデータを整理する
表計算ファイルやCSVなどをアップロードできる環境では、データの傾向を整理したり、表やグラフを作ったりすることもできます。
質問例
「この表から、売上が大きく増減した項目を教えてください」
「月ごとの合計と平均をまとめてください」
「数字の変化が分かるグラフを作ってください」
「入力漏れや不自然な値がないか確認してください」
ChatGPTのデータ分析機能では、アップロードしたデータを確認し、表やグラフを作ったり、傾向や外れ値を整理したりできます。oai_citation:1‡OpenAI Help Center
ただし、顧客名、社員番号、売上の機密情報などを含むファイルは、勤務先のルールを確認せずにアップロードしないでください。
10．質問や確認事項をまとめる
相手に確認したいことが多いときは、質問事項を整理してもらえます。
質問例
「次の内容から、取引先へ確認すべき質問を箇条書きにしてください」
「条件が不足している部分を洗い出してください」
「この依頼を受ける前に確認しておくべきことを教えてください」
質問の抜け漏れを減らせるため、打ち合わせや依頼前の準備にも使えます。
仕事で使いやすい基本テンプレート
何を入力すればよいか迷ったときは、次の形を使ってみてください。
「私は〇〇の仕事をしています。△△をするために、□□を作ってください。対象は◇◇です。形式は箇条書きで、5項目程度にしてください。不足している情報があれば、先に質問してください」
たとえば、
「私は事務職です。月末業務の抜け漏れを防ぐために、確認用のチェックリストを作ってください。担当者が初めて見ても分かる表現で、10項目程度にしてください。不足している情報があれば、先に質問してください」
というように使えます。
ChatGPTへ頼むときの5つのコツ
同じ仕事でも、頼み方によって回答の使いやすさが変わります。
1．目的を伝える
「文章を作って」ではなく、
「取引先へ日程変更をお願いするメールを作って」
と伝えます。
2．相手を伝える
上司、同僚、取引先、初心者など、誰に向けた内容なのかを伝えましょう。
3．形式を指定する
箇条書き、表、メール形式、チェックリストなど、希望する形を指定します。
4．条件を加える
文字数、期限、予算、優先順位など、必要な条件を伝えます。
5．不足情報を質問してもらう
「不足している情報があれば、回答前に質問してください」
と加えると、ChatGPTが勝手に条件を補うのを減らせます。
思った回答にならないときの直し方
一度目の回答が使いにくくても、最初からやり直す必要はありません。
次のように追加で伝えてみましょう。
・もう少し短くして
・結論を先にして
・箇条書きにして
・社内向けの自然な言葉にして
・別の案を3つ出して
・具体例を加えて
・難しい言葉を減らして
・重要度順に並べて
会話しながら少しずつ調整すると、自分の仕事に合う形へ近づけられます。
ChatGPTを仕事で使うときの注意点
仕事で使う場合は、便利さだけでなく安全面にも注意が必要です。
会社の利用ルールを確認する
勤務先によっては、生成AIの利用方法や、入力してよい情報が決められています。
個人の判断で使う前に、社内ルールを確認しましょう。
機密情報を入力しない
次のような情報は、そのまま入力しないでください。
・顧客情報
・社員の個人情報
・社外秘資料
・契約内容
・公開前の商品情報
・業務用パスワード
・会社の売上や人事情報
相談するときは、A社、担当者B、商品Cなどに置き換えます。
回答をそのまま使わない
ChatGPTは、数字、日付、人名、制度などを間違えることがあります。
特に社外へ出す文章や重要な資料は、自分で確認しましょう。
著作権や引用に注意する
文章や資料を作ってもらった場合も、他人の文章や画像を無断で使っていないか確認が必要です。
出典が必要な内容は、元の資料まで確認しましょう。
最終判断は自分で行う
ChatGPTは提案や整理を助けてくれますが、仕事上の責任までは代わってくれません。
最終的な判断、送信、提出は自分で行いましょう。
仕事ごとの活用例
ここでは、職種ごとの簡単な使い方を紹介します。
事務職
・メールの下書き
・議事録の整理
・チェックリスト作成
・手順書の構成
・表の項目整理
営業職
・商談前の質問整理
・提案メールの下書き
・顧客ごとの説明文作成
・振り返りの整理
・提案資料の構成
接客業
・案内文の作成
・よくある質問の整理
・対応例の作成
・研修用の会話例
・クレーム対応文の下書き
管理職
・会議の論点整理
・部下への説明文
・目標の分解
・業務改善案の整理
・面談時の質問作成
個人事業や副業
・SNS投稿の下書き
・ブログ記事の構成
・商品説明文
・問い合わせ返信
・作業計画の整理
よくある質問
ChatGPTを仕事で使うのは問題ありませんか？
勤務先のルールによって異なります。
利用自体が認められていても、入力できる情報に制限がある場合があります。
必ず会社の規則を確認しましょう。
無料版でも仕事に使えますか？
文章作成、要約、アイデア出しなどは無料版でも試せます。
ただし、利用できる機能、回数、ファイルの扱いなどは、プランや時期によって異なる場合があります。
ChatGPTが作ったメールをそのまま送っても大丈夫ですか？
送信前に、相手の名前、日時、数字、敬語、事実関係を確認してください。
自分の普段の言葉へ少し直すと、より自然になります。
会社の資料をアップロードしても大丈夫ですか？
勤務先の許可やルールを確認せずにアップロードするのは避けましょう。
機密情報、個人情報、顧客情報が含まれる資料は特に注意が必要です。
ChatGPTを使うと仕事がなくなりますか？
ChatGPTは、すべての仕事を自動で終わらせる道具ではありません。
文章の下書きや整理など、時間のかかる一部の作業を助けてもらう道具として考えると使いやすくなります。
まとめ
ChatGPTは、仕事のさまざまな場面で活用できます。
初心者が試しやすい使い方は、
・メールの下書き
・文章の要約
・文章の修正
・会議メモの整理
・アイデア出し
・資料構成
・予定の整理
・チェックリスト作成
・表やデータの整理
・質問事項の洗い出し
です。
最初から大きな仕事を任せる必要はありません。
まずは、毎日少し時間がかかっている作業を1つ選び、下書きや整理だけ手伝ってもらうところから始めてみてください。
ただし、仕事で使う場合は、会社のルールを確認し、個人情報や機密情報を入力しないことが大切です。
ChatGPTの回答は必ず自分で確認し、最終判断は自分で行いましょう。
「全部やってもらう」のではなく、「最初の一歩を手伝ってもらう」。
この使い方なら、仕事の負担を少しずつ減らしやすくなります。
AIを、もっと身近に。
ChatGPTで文章作成を効率化したい方は、「ChatGPTで文章を作る方法」もあわせてご覧ください。
仕事で使う前に注意点を確認したい方は、「ChatGPTに個人情報を入力しても大丈夫？」も参考にしてください。
AIを使ってブログを始めてみたい方は、「AI初心者がWordPressブログを始める方法」も参考にしてください。
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